Wie een tafel reserveert of zich aanmeldt voor een evenement, geeft je persoonsgegevens: een naam, een e-mailadres, een telefoonnummer, soms een allergie. Daarmee geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit artikel legt uit wat dat betekent voor restaurants, cateraars en organisatoren van evenementen. Het is een uitleg, geen juridisch advies. Wat voor jouw organisatie geldt, bepaal je zelf, eventueel met hulp van een jurist of je functionaris gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft veel uitleg op haar website.
Welke gastgegevens verwerk je eigenlijk?
Het begint met een eerlijk overzicht. Bij een reservering of een evenement gaat het meestal om:
- Contactgegevens. Naam, e-mailadres en telefoonnummer, om te bevestigen, te herinneren of uit te nodigen.
- Gegevens over de reservering. Datum, tijd, aantal personen, opmerkingen.
- Antwoorden van de gast. Of iemand komt, wie er meekomt en welke gerechten er gekozen worden.
- Dieetwensen en allergieën. Wat iemand niet mag of wil eten.
- Berichtgegevens. Of een uitnodiging is afgeleverd, geopend of aangeklikt.
De meeste daarvan zijn gewone persoonsgegevens. Allergieën en medische diëten zijn dat niet. Daarover verderop meer.
Op welke grondslag verwerk je gastgegevens?
Je mag persoonsgegevens alleen verwerken als je daar een reden voor hebt die de AVG erkent. De AVG noemt er zes. De juridische naam is "grondslagen". Welke voor jou geldt, moet je zelf beoordelen. De AP schrijft daar letterlijk bij dat ze je daar geen advies over kan geven (Autoriteit Persoonsgegevens).
Voor een gastenlijst ligt het gerechtvaardigd belang voor de hand. Je hebt een naam en een e-mailadres nodig om iemand uit te nodigen en te laten weten hoe laat het begint. Die grondslag mag je alleen gebruiken als je je eigen belang hebt afgewogen tegen de rechten en belangen van de gast (EDPB). Leg die afweging vast.
Een voorbeeld uit de praktijk is de privacyverklaring van Rijkswaterstaat voor zakelijke bijeenkomsten. Registratie en communicatie over een bijeenkomst baseert Rijkswaterstaat op het gerechtvaardigd belang. Voor dieetwensen en allergieën vraagt het om toestemming, en wie die niet geeft, ondervindt daar geen nadeel van (Rijkswaterstaat).
Kies je voor toestemming, dan moet die vrij, geïnformeerd, specifiek en ondubbelzinnig zijn (EDPB). Een vinkje dat al aan staat, of toestemming die in algemene voorwaarden verstopt zit, voldoet daar niet aan.
Dieet- en allergiegegevens zijn bijzondere persoonsgegevens
Een allergie of een medisch dieet zegt iets over iemands gezondheid. Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. De AP is daar streng over: verwerken is verboden, tenzij je aan een aantal strenge eisen voldoet. De eerste uitzondering die de AP noemt, is dat iemand uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor de verwerking van de eigen gegevens (Autoriteit Persoonsgegevens).
Niet elke dieetwens is een gezondheidsgegeven. Of iemand vegetarisch eet, is meestal een voorkeur. Maar een notenallergie of coeliakie is wel een gezondheidsgegeven. In een vrij tekstveld kun je dat onderscheid niet maken, want de gast schrijft op wat die wil.
Wat je in de praktijk kunt doen:
- Vraag alleen wat de keuken nodig heeft. Wat iemand niet kan eten, niet waarom.
- Leg uit waarvoor je het vraagt. Bijvoorbeeld: "zodat de keuken rekening met je kan houden".
- Gebruik het alleen daarvoor. Een allergie hoort niet in een nieuwsbrieflijst.
- Bewaar het niet langer dan nodig. Na het diner of het evenement heeft de keuken het niet meer nodig.
Waarom het vooraf vragen van dieetwensen ook voor de keuken belangrijk is, lees je in Allergenen en dieetwensen in de horeca: regels en praktijk.
Hoe lang bewaar je gastgegevens?
De AVG noemt geen vaste bewaartermijn. Organisaties bepalen zelf hoe lang ze persoonsgegevens bewaren. Het uitgangspunt van de wet is wel dat je ze zo kort mogelijk bewaart (Autoriteit Persoonsgegevens).
Bepaal dus zelf een termijn, onderbouw hem en zet hem in je privacyverklaring. Rijkswaterstaat bewaart de gegevens van deelnemers aan een bijeenkomst zes weken na afloop en verwijdert ze daarna (Rijkswaterstaat). Dat is geen norm, maar wel een helder voorbeeld. Voor een restaurant kan een andere termijn passen, bijvoorbeeld als je vaste gasten herkent. Zolang je kunt uitleggen waarom.
Wie is verantwoordelijk: jij of je softwareleverancier?
Gebruik je software om reserveringen of gastenlijsten te beheren, dan zijn er twee rollen. De AP legt het zo uit. De organisatie die een andere organisatie inschakelt, is de verwerkingsverantwoordelijke. De andere organisatie, die alleen de verwerkingen uitvoert volgens de opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke, heet een verwerker. Een clouddienst die persoonsgegevens opslaat, noemt de AP als voorbeeld (Autoriteit Persoonsgegevens).
Voor reserveringen en evenementen betekent dat meestal:
- Het restaurant of de organisator is de verwerkingsverantwoordelijke. Jij bepaalt welke gegevens je vraagt, waarvoor en hoe lang. Jij kiest de grondslag. En gasten komen met hun vragen bij jou.
- De softwareleverancier is de verwerker. Die slaat de gegevens op en verstuurt berichten in jouw opdracht.
Tussen die twee hoort een verwerkersovereenkomst. De AVG eist die van allebei, en beide partijen zijn aansprakelijk als hij ontbreekt. Een verwerker mag de gegevens ook niet voor eigen doeleinden gebruiken (Autoriteit Persoonsgegevens).
WhatsApp-berichten: eerst toestemming
WhatsApp is handig om gasten te bereiken. Meta stelt er wel eigen regels aan. Volgens het beleid voor zakelijke berichten mag je mensen alleen via WhatsApp benaderen als ze je hun telefoonnummer hebben gegeven en als ze hebben bevestigd dat ze berichten van jou willen ontvangen (WhatsApp Business Messaging Policy).
Meta vraagt daarbij twee dingen (Meta):
- Maak duidelijk dat iemand zich aanmeldt voor berichten.
- Noem de naam van het bedrijf waarvan die berichten komen.
De toestemming hoeft niet specifiek voor WhatsApp te gelden, zolang je je aan de wet houdt. En wil iemand geen berichten meer, dan moet je dat respecteren, of het verzoek nu via WhatsApp komt of op een andere manier.
Voor een gastenlijst die je van een klant krijgt, betekent dat: vraag na of de mensen op de lijst weten dat ze een bericht van jou kunnen krijgen. Waarom uitnodigingen en herinneringen per bericht wel de moeite waard zijn, lees je in Voedselverspilling bij evenementen en catering: waar het misgaat.
Wat gasten mogen vragen
Gasten hebben onder de AVG rechten over hun eigen gegevens. Ze kunnen je onder meer vragen welke gegevens je van hen hebt, die laten verbeteren of laten verwijderen. Zulke vragen komen bij jou terecht, want jij bent de verwerkingsverantwoordelijke. Jouw softwareleverancier helpt je om ze te beantwoorden.
Spreek daarom vooraf af wie in je team zo'n vraag oppakt, en hoe je de gegevens van één gast terugvindt en verwijdert. Dan hoef je niet te zoeken als het verzoek binnenkomt.
Zo gaat Waste Warrior om met gastgegevens
Bij Waste Warrior ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Je legt de afspraken met ons vast in een verwerkersovereenkomst. Heb je die nog niet, neem dan contact met ons op.
De database en de bestanden staan in de EU, bij Microsoft Azure. Voor een paar taken schakelen we andere partijen in:
- SendGrid verstuurt e-mails, zoals bevestigingen en uitnodigingen.
- Meta verstuurt WhatsApp-berichten.
- Sentry helpt ons fouten in de app op te sporen. Links met de persoonlijke code van een gast halen we eruit.
De AI-analyse van Waste Warrior Monitor krijgt geen gastgegevens.
Binnen de app ziet je team alleen de gegevens van de eigen restaurants. Gasten hebben geen account nodig. Ze krijgen een persoonlijke link met een lange, willekeurige code. Daarmee zien ze hun eigen gegevens. Bij een tafelreservering passen ze het aantal personen, de datum, de tijd en de notities aan, of annuleren ze. Bij een evenement passen ze hun naam, e-mailadres en telefoonnummer aan, geven ze aan of ze komen en kiezen ze hun gerechten. Een gast die geen WhatsApp meer wil, kan het telefoonnummer aanpassen. Jij kunt het ook bij die gast weghalen.
We verwijderen niets automatisch. Gegevens blijven bewaard zolang je contract loopt en worden verwijderd op verzoek. Alleen oude versies van gewijzigde antwoorden ruimen we 90 dagen na de reservering zelf op. Je kunt ook zelf een reservering definitief verwijderen of een gast van de gastenlijst halen. Een geannuleerde reservering blijft wel bewaard. Wordt een boeking in je gekoppelde reserveringssysteem geannuleerd, dan verwijderen we hem ook bij ons. Hanteer je een vaste bewaartermijn, zoals de zes weken van Rijkswaterstaat, vraag ons dan na afloop om de gegevens te verwijderen.
Of een gast heeft ingestemd met berichten via WhatsApp, of met het verwerken van een allergie, regelt Waste Warrior niet voor je. Dat hoort bij jouw rol als verwerkingsverantwoordelijke. Vermeld het in je privacyverklaring en in de uitnodiging.
Vragen over privacy en gegevens? Kijk in de FAQ over data en privacy of plan een demo. Meer over Waste Warrior Reservations en Waste Warrior Events lees je op de productpagina's.
