Een lunch voor zestig mensen, een bedrijfsfeest, een jubileum in het verpleeghuis. Bij evenementen blijft vaak meer eten over dan in een gewoon restaurant. Dat ligt zelden aan de keuken. Meestal weet niemand precies hoeveel mensen er komen, wie er niet tegen gluten kan en wie liever vegetarisch eet. Dit artikel zet op een rij wat de cijfers zeggen, waar het misgaat en wat je als organisator of cateraar kunt doen.
Hoeveel eten blijft er over bij evenementen?
Voor Nederland is het beste cijfer afkomstig van de catering zelf. In 2024 brachten Samen Tegen Voedselverspilling, Veneca en Wageningen University & Research in kaart wat er bij vergaderingen overblijft. Bij 391 lunchbijeenkomsten werd 78 % van het eten geconsumeerd en bleef 22 % over. Bij 96 koffiebijeenkomsten bleef 42 % over, vooral koffie en thee (Samen Tegen Voedselverspilling, 2024).
Twee kanttekeningen. De cijfers komen uit zelfrapportage door acht cateraars. En wat overblijft, is niet altijd weggegooid. Toch geven ze een duidelijk beeld: bij een gemiddelde vergaderlunch gaat ongeveer een vijfde niet op.
Buitenlandse cijfers wijzen dezelfde kant op.
- Zakelijke congressen. Bij een proef op zes congressen in de Verenigde Staten werd gemiddeld 42 % van het bereide eten niet gegeten (U.S. Food Waste Pact, 2026).
- Partijen in hotels. Ierse hotels gooien bij evenementen en partijen gemiddeld 530 gram eten per gast weg. Daar telt alles mee: bereidingsafval, eten dat nooit is uitgeserveerd en bordresten (EPA Ireland, 2022).
Een rekensom maakt dat concreet. Bij een feest voor 200 gasten is 530 gram per gast ruim 100 kilo eten. Het Ierse milieuagentschap schat dat elke kilo een hotel € 3 tot € 4 kost, voor inkoop, opslag, koken, uitserveren en afvoer. Dat is een gemiddelde uit Ierland, geen meting bij jou.
Waarom bij evenementen zoveel overblijft
Je zou verwachten dat een evenement makkelijk te plannen is. Je weet de datum, het menu en hoeveel mensen je hebt uitgenodigd. Het Ierse milieuagentschap zegt het ook: meestal zijn de aantallen bekend. Toch verspillen Ierse hotels het meest van de hele foodservice, en partijen springen er volgens het agentschap nog bovenuit.
Het Amerikaanse U.S. Food Waste Pact zocht uit hoe dat komt. Hun conclusie: er blijft veel eten liggen "niet met opzet, maar door versnipperde communicatie, wisselende planning en het ontbreken van gedeelde verwachtingen tussen organisatoren en locaties" (vrij vertaald). De organisator weet wie er heeft afgezegd, maar de keuken hoort het niet. De keuken weet hoeveel vegetarische maaltijden ze maakt, maar niet hoeveel er echt nodig zijn.
Vijf oorzaken komen steeds terug:
- Onbekende aantallen. Wie niet weet hoeveel mensen komen, kookt voor het aantal uitnodigingen. Of voor de zekerheid nog iets meer.
- No-shows. Mensen die zich aanmelden en niet komen. Vooral bij gratis evenementen.
- Buffetten. Wie zelf opschept, neemt vaak meer dan er opgaat, en de schalen moeten tot het einde vol blijven.
- Onbekende dieetwensen. Hoort de keuken pas op de dag zelf wie vegetarisch eet of een allergie heeft, dan wordt het improviseren.
- Te ruim ingeschatte speciale maaltijden. Een vegetarische of glutenvrije maaltijd extra, voor het geval dat. Bij elke variant opnieuw.
De Provincie Zuid-Holland onderzocht haar eigen vergaderlunches en kwam op twee hoofdoorzaken: te grote porties per persoon en no-shows (Provincie Zuid-Holland, 2020).
No-shows: wie komt er echt?
Een aanmelding is geen garantie. PheedLoop, een leverancier van evenementensoftware, keek naar ruim 1.070 evenementen met een registratie bij de ingang. Gemiddeld kwam één op de vijf aangemelde bezoekers niet opdagen (PheedLoop, 2026).
Bij gratis evenementen is het erger. In een vervolganalyse van ruim 860 evenementen lag de mediane no-show bij gratis evenementen rond 28 %, tegen 17 % bij betaalde evenementen (PheedLoop, 2026). Het gaat om eigen data van een softwareleverancier, vooral van zakelijke evenementen. Maar het patroon is herkenbaar. Een personeelsfeest, een relatiedag of een feest in de zorg kost de gast niets, en dan is afzeggen ook niet nodig.
Ook in Nederland speelt het. In het eigen avondrestaurant van de Provincie Zuid-Holland kwam gemiddeld 25 % van de aangemelde mensen niet (Provincie Zuid-Holland, 2020). De provincie zag in tijdig annuleren en minder no-shows een van de grootste kansen om verspilling te verminderen.
Wat helpt? Voor evenementen is daar weinig onderzoek naar. Uit de zorg weten we wel dat een herinnering per bericht de opkomst bij afspraken verbetert, vergeleken met geen herinnering (Cochrane, 2013). Een afspraak bij de huisarts is geen bedrijfsfeest, maar het mechanisme is hetzelfde: wie eraan herinnerd wordt, komt vaker of zegt op tijd af.
Buffet of vaste portie?
Een buffet voelt gastvrij en flexibel. Voor verspilling is het een risico. Gasten scheppen zelf op en nemen vaak meer dan ze eten. En de schalen moeten tot de laatste gast er nog vol uitzien, dus blijft er aan het einde veel over.
Onderzoek in Sloveense hotels liet zien dat de bordresten bij een buffet afhangen van het moment. Een dinerbuffet levert meer bordresten op dan een ontbijtbuffet. De eerste maaltijd van een gast in een hotel en de aanwezigheid van kinderen geven ook meer resten (Juvan e.a., 2021). Bij Nederlandse hotelontbijten bleef volgens de Hotelmonitor 62,2 gram per gast over op het buffet, met daarbij nog eens 53,9 gram aan bordresten (KHN, 2026). Dat zijn ontbijtbuffetten, geen evenementen, maar het laat zien dat een buffet op twee plekken verspilt.
De World Medical Association schrijft in haar richtlijnen voor duurzame bijeenkomsten daarom: serveer liever afgemeten porties aan tafel dan een buffet. Is een buffet onvermijdelijk, kies dan kleinere borden (WMA, 2022).
Een uitgeserveerde maaltijd heeft wel een voorwaarde. Je moet vooraf weten hoeveel borden je maakt, en welke.
Dieetwensen en speciale maaltijden
Steeds meer gasten hebben een wens of een beperking. Volgens het CBS at in 2023 zo'n 5 % van de Nederlanders helemaal geen vlees, en was een kwart van alle hoofdmaaltijden vegetarisch (CBS, 2024). Daarnaast zijn er allergieën en intoleranties.
Weet de keuken dat pas op de dag zelf, dan zijn er twee uitkomsten. Of er is te weinig, en een gast met een allergie krijgt een bord met wat er nog over was. Of er is van alles te veel, omdat de keuken het zekere voor het onzekere nam.
Dat tweede gebeurt vaak. Het U.S. Food Waste Pact raadt organisatoren aan om met de locatie af te spreken hoe ze overproductie van speciale maaltijden voorkomen (U.S. Food Waste Pact, 2026). Een Brits brancherapport beschrijft het als gangbare praktijk dat de keuken zo'n 10 % extra maaltijden maakt voor onverwachte gasten, en dat die marge bij vegetarische, veganistische en vrij-van-maaltijden nog eens wordt herhaald (Lime Venue Portfolio, 2019). Dat is een vuistregel uit de praktijk, geen meting. Maar wie vijf varianten aanbiedt, ziet hoe snel het oploopt.
Wie raadt, kookt voor de zekerheid te veel. Wie het vraagt, hoeft niet te raden. Hoe je dieetwensen en allergenen goed uitvraagt, en wat de wet daarover zegt, lees je in Allergenen en dieetwensen in de horeca: regels en praktijk.
Wat werkt: de juiste aantallen op het juiste moment
De richtlijnen van de WMA, het U.S. Food Waste Pact en de aanpak van de Provincie Zuid-Holland komen op hetzelfde neer. Verspilling bij evenementen verminder je niet in de keuken, maar daarvoor: door te zorgen dat de keuken op tijd de juiste getallen heeft.
- Laat gasten zich aanmelden. Ook voor een gratis lunch of een personeelsfeest. De WMA vraagt deelnemers zich aan te melden en hun dieetwensen door te geven, zodat de cateraar een nauwkeurig aantal heeft en een menu kan plannen dat verspilling voorkomt (WMA, 2022).
- Werk met een deadline. Een uitnodiging zonder einddatum levert aanmeldingen tot de laatste dag op. Met een deadline weet je op tijd waar je staat.
- Herinner wie nog niet heeft gereageerd. Niet iedereen, alleen wie nog niets heeft laten weten. Dat scheelt berichten en irritatie.
- Vraag dieetwensen en gerechtkeuze vooraf. Laat gasten uit het menu kiezen en hun dieetwens noteren. Dan weet de keuken hoeveel van elk gerecht nodig is, en hoeft ze speciale maaltijden niet te raden.
- Doe een laatste bevestigingsronde. Stuur een paar dagen voor het evenement een laatste bericht met het overzicht. Wie toch niet kan, zegt dan nog af. Het U.S. Food Waste Pact raadt aan om inzichten over opkomst, zoals no-shows, gedurende het hele traject met de locatie te delen (U.S. Food Waste Pact, 2026).
- Deel de aantallen met de cateraar, en werk ze bij. Een getal van drie weken geleden is geen getal. Spreek af wanneer je de definitieve aantallen doorgeeft, en annuleer op tijd wat niet meer nodig is. Dat laatste noemt de Provincie Zuid-Holland expliciet.
- Kies vaste porties waar het kan. Uitserveren aan tafel in plaats van een buffet, of kleinere borden als een buffet niet anders kan.
En als laatste: eerst meten. Weeg of fotografeer na een paar evenementen wat er terugkomt. Dan zie je of de aanpak werkt, en bij welk onderdeel je nog te veel maakt. Hoe je daarmee begint, staat in Voedselverspilling in de horeca meten: wat kost het en waar begin je?.
Evenementen in de zorg: banqueting telt mee
Voor zorgorganisaties is dit meer dan een gastvrijheidsvraag. De Milieuthermometer Zorg vraagt in eis 7.3 om minimaal één keer per jaar keukenafval, bordenafval én banqueting te meten en te registreren (Milieuplatform Zorgsector (MPZ)). Banqueting is het eten en drinken bij bijeenkomsten en evenementen: de nieuwjaarsreceptie, de vergaderlunch, het afscheid van een collega.
Het is dus een stroom die je niet kunt overslaan als je zilver of goud wilt. En het is een stroom waar vaak relatief veel overblijft, zoals de cijfers over vergaderlunches laten zien. Hoe je die meting aanpakt, lees je in Milieuthermometer Zorg: zo meet je voedselverspilling voor eis 7.3.
Zo helpt Waste Warrior Events bij de juiste aantallen
Waste Warrior Events is gemaakt om de stappen hierboven uit handen te nemen. Je maakt een evenement aan met een menu, het aantal gasten en hoeveel mensen iedere gast mag meenemen ("Plus-ones per gast"). Daarna zet je de gastenlijst klaar. Je importeert een CSV-bestand met naam, e-mailadres en telefoonnummer, of je voegt gasten los toe. Heb je geen vaste lijst, dan deel je een openbare registratielink en melden mensen zich zelf aan.
Vervolgens plan je de communicatiemomenten. Je vraagt eerst of iemand komt ("Aanwezigheid"), daarna wat die wil eten ("Menukeuze"), en tot slot stuur je een "Eindbevestiging". Elke uitnodiging heeft een deadline, en herinneringen stuur je alleen aan de groep die je kiest, bijvoorbeeld "Nog niet gereageerd". Wil je niet zelf plannen, dan kies je een sjabloon. "Sequentieel" vraagt vier weken vooraf naar de aanwezigheid, twee weken vooraf naar de menukeuze en stuurt drie dagen vooraf de eindbevestiging. Berichten gaan per e-mail en WhatsApp. Ons berichtensysteem is niet aan één kanaal gebonden; een ander kanaal, zoals Signal, voegen we op aanvraag toe.
Gasten hebben geen account nodig. Ze openen hun persoonlijke link, geven aan of ze komen, kiezen hun gerechten en zien daarbij de allergenen per gerecht. Een dieetwens noteren ze bij "Opmerkingen". Kan iemand toch niet, dan meldt die zich met één knop af.
Jij ziet in het overzicht wie komt, wie al heeft gekozen en wie nog niet heeft gereageerd. Onder "Totalen" staat per evenement hoeveel van elk gerecht nodig is, met de opmerkingen van gasten ernaast. Dat zijn de getallen die je aan de keuken of de cateraar geeft. Per ronde zie je ook wat er sinds de vorige ronde is veranderd: nieuwe aanmeldingen, gewijzigde keuzes en afzeggingen. Waste Warrior maakt geen voorspelling en weegt niets. Het zorgt dat je weet wat je moet maken. Wil je ook meten wat er overblijft, dan doe je dat met Waste Warrior Monitor.
Hoe je zo'n evenement stap voor stap opzet, lees je in Een evenement organiseren met gastenlijst en menukeuze vooraf.
Benieuwd hoe dat werkt voor jouw evenementen? Bekijk Waste Warrior Events of plan een demo. Meer antwoorden vind je in de FAQ over evenementen.
