Werk je al met een reserveringssysteem, dan hoef je niet over te stappen om gasten vooraf hun gerechten te laten kiezen. Je eigen systeem blijft je reserveringssysteem. Waste Warrior haalt de reserveringen op, stuurt je gasten een link om hun menukeuze door te geven en zet de keuzes voor je keuken op een rij. In dit artikel lees je wat er vanzelf gaat, wat je in je eigen systeem blijft doen en waar je op let.
Met welke systemen het werkt
Waste Warrior koppelt met elk reserveringssysteem dat een API heeft, en dat hebben de meeste moderne systemen. De koppeling met Formitable draait al. Voor andere systemen bouwen we hem als je met ons start. Twijfel je of jouw systeem een API heeft, mail ons dan de naam van je systeem. Wij zoeken het uit.
Werk je zonder reserveringssysteem, dan gebruik je de reserveerknop van Waste Warrior zelf. Dat lees je in Reserveringen met menukeuze vooraf opzetten: stap voor stap.
Wat er automatisch gebeurt
De koppeling loopt van je reserveringssysteem naar Waste Warrior. Zo blijft je eigen systeem de bron. In de app hoef je niets in te stellen, want Waste Warrior legt de koppeling voor je.
- Nieuwe reserveringen komen vanzelf binnen. Met naam, aantal personen, datum en tijd, telefoonnummer en e-mailadres.
- Wijzigingen gaan mee. Verzet je in je reserveringssysteem de tijd of het aantal personen, of pas je het telefoonnummer aan, dan zie je dat ook in Waste Warrior.
- Annuleringen gaan mee. Annuleer je een reservering in je reserveringssysteem, dan verdwijnt die uit Waste Warrior. De menukeuzes van die tafel gaan mee, dus je keukentotalen kloppen weer.
Je vindt de reserveringen in Waste Warrior in de weergaven "Kalender" en "Tabel".
Wat je in je reserveringssysteem blijft doen
Je eigen systeem blijft de plek waar je reserveringen beheert. Concreet:
- Bevestigingen en annuleringsberichten. Die stuurt je reserveringssysteem, zoals je gewend bent. Waste Warrior stuurt voor gekoppelde reserveringen geen eigen bevestiging, en ook geen bericht bij een wijziging of annulering. Je gast krijgt dus niets dubbel.
- Je tafelindeling. Tafels wijs je toe in je reserveringssysteem.
- Wijzigen en annuleren. Doe dat in je reserveringssysteem. Dan blijven beide systemen gelijk.
- Je reserveerknop. De knop op je website blijft die van je eigen systeem.
Opmerkingen die een gast bij het boeken achterlaat, zoals een allergie, lees je in je reserveringssysteem. Op de menukeuzepagina kan iedere gast daarnaast zelf iets invullen bij "Opmerkingen". Dat lees je in Waste Warrior terug.
Wat Waste Warrior toevoegt
Bovenop je reserveringen krijg je de menukeuze vooraf:
- Een persoonlijke link. Kort na de reservering krijgt de gast een bericht per WhatsApp of e-mail, met een link om de gerechten te kiezen. Een app of account is niet nodig.
- Eén link voor de hele tafel. Met "Delen via WhatsApp" of "Link kopiëren" stuurt de gast hem door. Ieder kiest voor zichzelf.
- Een herinnering. Is de reservering meer dan 30 uur vooruit gemaakt en heeft nog niet iedereen gekozen, dan volgt 24 uur van tevoren een herinnering. Heeft iedereen gekozen, dan volgt een bedankje.
- Een deadline. Gasten kiezen tot 13:00 op de dag zelf, standaard. Je past dat aan bij "Deadline voor gasten".
- De keukentotalen. Onder "Keuken" → "Totalen" zie je per gang hoeveel er van elk gerecht komt. Per reservering zie je met "Reacties inzien" wie wat kiest.
- Statistieken. Het blok "Menu-keuzes" op je "Dashboard" laat zien hoeveel gasten reageren en welke gerechten lopen.
Het menu voor de menukeuze bouw je in Waste Warrior, onder "Keuken" → "Menus". Daar zet je per gerecht ook de 14 EU-allergenen. Hoe je allergenen en dieetwensen goed regelt, lees je in Allergenen en dieetwensen in de horeca: regels en praktijk.
Waarom dit uitmaakt voor je keuken? Je reserveringssysteem vertelt je hoeveel gasten er komen. Waste Warrior vertelt je ook wat ze willen eten. Zonder dat tweede getal zet je van elk gerecht een marge klaar, voor het geval dat. Met de keuzes van je gasten zie je welke kant het opgaat, en wordt die marge kleiner. Het blijft een voorkeur, geen bestelling: aan tafel mag een gast nog van gedachten veranderen.
Welke reserveringen geen WhatsApp krijgen
Niet elke reservering krijgt een WhatsApp-bericht. Dat ligt aan een paar vaste regels:
- Geen diner. Alleen reserveringen voor een diner krijgen een WhatsApp.
- Geen telefoonnummer. Zonder nummer geen WhatsApp.
- Te kort dag. Wie minder dan 15 minuten van tevoren reserveert, krijgt geen WhatsApp meer.
- Boekingen via bepaalde externe kanalen. Sommige kanalen die je reserveringssysteem doorgeeft, krijgen geen WhatsApp.
Staat er een e-mailadres bij de reservering, dan krijgt de gast de link in die gevallen per e-mail. En staat je restaurant nog niet live, dan gaan er nog helemaal geen berichten uit.
Zo zet je het op
- Laat ons de koppeling leggen. Vertel ons welk reserveringssysteem je gebruikt. Soms vragen we je om ons daar toegang te geven, bijvoorbeeld met een API-sleutel. Verder hoef je niets in te stellen.
- Bouw je menu. Ga naar "Keuken" → "Menus", maak gangen en gerechten aan en maak het menu actief.
- Kies je deadline en beloning. Bij "Instellingen" → "Reserveringen" → "Berichtgeving" stel je de "Deadline voor gasten" in en de tekst bij "Gewenste korting".
- Kies je kanalen. Spreek met ons af of je e-mail, WhatsApp of allebei gebruikt, en in welke volgorde. Op verzoek voegen we een ander kanaal toe, bijvoorbeeld Signal.
- Test het. Maak in je reserveringssysteem een reservering op je eigen naam, met je eigen nummer en e-mailadres. Kijk of hij binnenkomt, kies een gerecht en zoek het terug in "Totalen". Annuleer hem daarna in je reserveringssysteem en kijk of hij verdwijnt.
Tips voor elke dag
- Wijzig alleen in je reserveringssysteem. Een wijziging in Waste Warrior gaat niet terug, en de volgende wijziging in je eigen systeem kan hem overschrijven.
- Vraag bij een telefonische boeking om een mobiel nummer en een e-mailadres. Dan krijgt ook die gast de link.
- Kijk na de deadline naar "Totalen". Dat is je lijst voor de mise-en-place. Voor gasten die niet kozen, bereid je voor zoals altijd.
- Lees twee plekken voor allergieën. De opmerkingen in je reserveringssysteem, en de "Opmerkingen" per persoon bij "Reacties inzien".
Wie raadt, kookt voor de zekerheid te veel. Wie het vraagt, hoeft niet te raden. Waar je verspilling het grootst is, lees je in Voedselverspilling in de horeca meten: wat kost het en waar begin je?
Vragen die we vaak horen over koppelingen
Mijn systeem staat er niet bij. Kan het toch? Heeft je systeem een API, dan kunnen we koppelen. Mail ons de naam van je systeem, dan zoeken we het uit.
Krijgt mijn gast twee bevestigingen? Nee. De bevestiging komt van je reserveringssysteem. Van Waste Warrior krijgt de gast alleen het bericht met de menulink, een eventuele herinnering en een bedankje als de hele tafel gekozen heeft.
Wat gebeurt er met de keuzes als een gast annuleert? Annuleert de gast in je reserveringssysteem, of doe jij dat, dan verdwijnt de reservering uit Waste Warrior, met de keuzes erbij. Je totalen kloppen dan meteen weer.
Wat als het aantal personen verandert? Pas het aan in je reserveringssysteem. Het nieuwe aantal komt mee naar Waste Warrior. De keuzes die al gemaakt zijn, blijven staan. Komt er iemand bij, dan kiest die via dezelfde link.
Kan ik een telefonische boeking ook in Waste Warrior invoeren? Zet hem liever in je reserveringssysteem. Dan staat hij in beide systemen en krijgt de gast gewoon de menulink.
Moet ik zelf iets instellen voor de koppeling? Nee. Waste Warrior legt de koppeling. Jij bouwt het menu en kiest je deadline.
Meer korte antwoorden vind je in de veelgestelde vragen over koppelingen.
Zo helpt Waste Warrior Reservations als je al een reserveringssysteem hebt
Met Waste Warrior Reservations verandert er niets aan hoe je gasten reserveren. Ze boeken via je eigen systeem, zoals altijd. De reservering komt vanzelf bij Waste Warrior binnen, en de gast krijgt één bericht met een persoonlijke link, per WhatsApp of e-mail.
Op de deadline ziet je keuken per gang hoeveel er van elk gerecht komt, met de opmerkingen erbij. Zo zet je klaar wat nodig is, en niet meer. Er is geen hardware nodig en geen vaste prijs: je start met een pilot op één locatie.
Benieuwd hoe dat met jouw reserveringssysteem werkt? Plan een demo, dan lopen we het samen door.
